我时常听到外贸业务员抱怨：“询盘质量不高”，“有询盘但是转化不了订单”，“有些客户只是来比价的……我想大家对这些询盘都不陌生吧！”但问题真的只出在询盘和客户身上吗？我们自己的处理方式真的一点问题都没有吗？我认为，只有更多地反思和自查我们能控制的问题，优化我们的工作方法和响应技巧，我们才能最大限度地提高询盘成交转化率！
外贸询盘响应时常见的错误：
1、匆忙回复询盘
做生意的每个人都一样，收到客户的询盘时都会很高兴，并立即回复。但许多人过于高兴，缺乏系统分析的过程，急于回复邮件，导致邮件质量不佳。内容缺乏深思熟虑，信息不清晰，因此建议在收到询盘后花30分钟分析询盘内容和客户，然后再正式回复。
在发送回复邮件之前，尽可能多地了解对方的当前需求和痛点。如果你的回复基于客户希望获得的信息，并恰当准确地传达了你的专业知识和产品价值，自然会最大限度地赢得客户的“心”。这也是我仅凭一封邮件就成交订单的原因！
2、盲目报价
做生意时，你应该习惯于对接触的客户进行分类，比如终端客户和贸易商，或大客户和小客户。这样做的好处是，我们可以根据不同客户做出不同的报价。后续也可以清晰有序地进行，优先级明确。例如，通常对于终端客户，他更关注产品质量而不是价格。对于贸易商，可能激发他们对产品兴趣的是价格优势。相应地，在收到客户询盘后，先花些时间去客户网站了解客户类型和具体产品，然后基于一些突出点对客户进行有针对性的报价，更具吸引力。
3、简单报价
现在，一些销售人员在报价时往往不愿意花时间做一个相对完整的报价。特别是老销售，经常只是简单地向客户报一个价格。
但客户往往希望从报价中了解更多信息，他们希望你尽可能发送详细完整的报价。如果你只是敷衍了事，会让客户越来越远离你。
4、商业知识不足
做生意时，你不能仅凭自己的想象。你必须从对方的角度思考，他们会关注哪些内容。不要对付或欺骗客户，专业完整地回答所有问题。如果你能做到，应该明确告知，如果不能做到，也应该告知替代解决方案。
5、报价后不跟踪
许多外贸业务员在这一点上不太擅长。报价后，他们就坐等了。有时候你在等待的时候，客户就被别人抢走了。
因此，报价后，你必须有序地跟进客户。如果客户没有回复，可能是没有收到报价，或者客户觉得价格太高而不回复，或者客户收到太多报价而忽略了。总之：如果客户对邮件、报价、样品或PI没有回应，我该怎么办？你可以尝试这样跟进！
外贸询盘的分类和响应技巧
第一类询盘（优先处理的询盘）
1、有称呼：这是一个更细心、更有礼貌的客户，会加上收件人的称呼。
2、清楚地告诉你感兴趣的产品，并要求报价：可能具体到数量、规格、包装、产地、质量标准、交货时间、提供的相关证书、到达港口等。这意味着他是真诚购买东西的。
3、简要介绍他们公司的背景：表明他们有兴趣激起你的兴趣，并愿意让你更多地了解他们。
4、客户分析：发送此类询盘的客户必须有非常明确和强烈的采购意图。他们了解产品和行业，对供应商的要求一定是专业的。对价格敏感，但也注重产品质量。因此，在回复询盘时，你必须体现你的专业性和对产品的了解。
5、回复要点：尽可能进行调查和分析，通过他们的档案和留下的信息了解更多关于客户的信息。你可以主要通过谷歌、官网、社交媒体主页（Facebook、LinkedIn）等检查线索，找到并了解客户的规模、性质、业务范围等。建议每个B端外贸销售人员至少维护一个LinkedIn账户：因为无论是主动客户开发，还是实力和形象背书，或是日常客户审查，LinkedIn都发挥着不可替代的作用。
6、直接报实际价格：在互联网经济时代，发送询盘只给一个供应商基本不存在。货比三家是常态。对于初次接触，客户不会有太多时间与你讨价还价。对于同等质量，如果你的价格偏高，询盘可能不会有后续。
7、客户询盘中提出的每个问题都必须回答：再说一遍，如果问题可以一次性解决，不要来回几次。既要专业又要高效客户没有询问的基本信息也应该体现，如：产品图片、产品名称、货号、参数规格、认证信息、单价、数量、付款方式、包装、交货截止日期、运输时间等。如果客户询问的产品有几个型号，你可以分别报价每个型号，并尽力让客户最省心地选择。在产品和贸易上使用专业术语，表明你很专业，客户可以放心向你下订单。
8、快速回复：如果你慢了，别人可能会先下手。无论价格是否可接受，都请客户回复你，因为这将帮助你了解是否还有改进的空间（在这里尽量委婉，不要奉承）
第二类询盘（第二优先级处理的询盘）
清楚地告诉你感兴趣的产品，并要求你报价，但除此之外没有其他信息。这样的客户往往持观望态度，比较价格，不急于购买。或者不太专业的客户可能刚进入行业，需要你的指导。这类询盘可以作为第二优先级处理，但不要低估这类询盘。在客户确定需求后，你早期的努力会给你带来好结果。
客户分析：如果你只清楚想要什么产品，通常是在探索市场和了解市场条件的阶段。如果是中间商，很有可能他还没有从他的客户那里接到订单。这类客户需要你引导他们。设置多项选择题，让他们选择。不要等客户告诉你他想要什么。同时，你必须清楚地意识到，这个询盘也已经发送给了成千上万的其他供应商，所以这是又一次测试你响应速度的时候。你越早专业地回复，就有越多的机会。
回复要点：不要以为客户不清楚数量等，你也可以偷懒，只报一个价格。完整专业的报价在任何客户眼中都是加分项。可以使用梯度报价，不同的采购数量和价格，帮助客户决定购买多少。推荐1-2个类似产品，给出简单报价，并告知客户如果感兴趣，可以给他们详细介绍，并争取再次联系的机会。无论客户的需求如何，都请他们回答你。
对于这类询盘，要有心理准备，报价后很可能很长时间都不会收到回复。这时不要急躁和沮丧。请给客户时间，因为他需要做出选择，或等待他客户的反应，或为将来的购买做准备。报价后1-2周内可以再发一封邮件询问情况，表达你对他的重视。
第三类询盘（次要处理）
我只想告诉你，我对你的产品感兴趣。请给我报价。这与第二类询盘类似，但在购买方向上更模糊。但对外贸销售人员来说，他们必须始终相信，发送询盘的客户一定有目的，但他自己不知道他想要什么。这样的客户通常是行业内的经销商，他购买的东西取决于他的客户想要什么。所以他也需要你的专业介绍和指导，然后介绍给他的客户。如果你想从这类客户那里赢得订单，你需要付出更多努力。
客户分析：甚至没有具体的行业，什么赚钱就卖什么。这类需要你的指导和推荐的客户通常是当地的经销商，反过来推荐给他的客户。由于你不专业，你需要在产品介绍中更周到。
回复要点：你可以详细介绍你的公司，并告诉他我可以为你提供什么样的产品和服务。向他推荐最具优势的产品，如价格最优、质量最好、最适合当地市场、交货时间最快等。对每个产品进行详细介绍，包括产品图片、型号、参数规格、认证信息、单价、最低起订量包装等，并为他做成表格，以便他向客户销售，让他省心省力。表示如果需要样品，随时可以提供，并争取第二次联系机会。
这种询盘比第二类询盘需要更长的等待时间。第二次跟进时，不要直接询问上次报价。这会让客户感觉你在逼他做决定。实际上，在这个阶段，他仍在等待他客户的决定。你可以向Ke致以问候，并顺便告诉他，如果有任何消息，请尽快告诉你。如果你有其他产品的需求，请尽快告诉我们。如果期间有新产品，你也可以主动推荐。
第四类询盘（最低级别处理）
一上来就要求样品、邀请函、投资信息等。对产品或你的公司一无所知。这类询盘不排除骗取样品和邀请函的可能性。
客户分析：更有可能他们不是真正的客户。你可以尝试回复一次。如果对方不提产品，只要邀请函或样品，你基本上可以放弃。不要浪费时间在这样的询盘上。此外，不同国家的客户关注点不同。例如：欧美买家关注产品质量和认证，所以报价时要把产品的质量信息和认证信息放在前面，重点突出你的质量比别人好。中东和非洲的买家关注低价，不在乎质量，只要便宜。回复时，会把价格最便宜的产品报价放在最前面。
最后，请注意询盘回复：及时回复！及时回复！及时回复！但绝对不是草率回复！不是草率回复！不是草率回复！两者之间有本质的区别。阅读完所有邮件后，根据事情的重要性制作列表，我通常将列表分为：重要且紧急的邮件，重要但不紧急，紧急但不重要，不紧急也不重要。阅读完所有邮件后，向客户发送回复：“邮件已收到，您的事项（邮件）将很快被处理（回复）这种处理邮件的方式首先是一种礼节和礼貌，并确保了邮件回复的及时性。这会让客户感到很舒服。它还反映了我们非常重视客户，并为自己留下了足够的处理时间。之后，我们将根据邮件内容列表的优先级逐一处理。处理完一个邮件项后，将其从列表中划掉，直到所有邮件都处理完毕，这样邮件处理效果会非常高效。记住，计划和协调是最高效的工作方式。因为如果你未能及时回应，其他供应商抢占了商机，本来属于你的订单可能就会溜走。外贸有专业的流程和方法可循。在实际的客户开发和跟进过程中，你应该不断总结和整理自己手边的“套路”在回应外贸询盘时，注意上面提到的要点。当你真正掌握了上述技巧并成为习惯时，你的询盘回复技能将迅速增长，你的询盘交易转化率也将显著提高。
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